Portaal vereenvoudigt de energie-administratie samen met Aenergie

Diana Otten is Senior Medewerker Service- en Verbruik bij Portaal, de woningcorporatie die in midden Nederland circa 50.000 woningen beheert. Het kantoor in Utrecht ziet er levendig en modern uit. Diana legt uit waar Portaal voor staat op gebied van energie en hoe zij hun energie-administratie verbeterd hebben.

Wat typeert Portaal als woningcorporatie?

Portaal is een maatschappelijke onderneming op het gebied van wonen. We hebben én oog voor de klant én oog voor de zakelijke kant: de exploitatie van het vastgoed. Met andere woorden: we zoeken een goede balans tussen maatschappelijk en economisch rendement. Dat doen we in vijf stedelijke gebieden: Arnhem, Nijmegen, Amersfoort, Utrecht en Leiden. Daarnaast hebben we een eigen onderhoudsbedrijf Vastgoed Onderhoud Centrale (VOC). We beheren iets meer dan 50.000 woningen.

Als woningcorporatie hebben wij een publieke taak: zorgen voor goede en betaalbare woningen in een fijne buurt. Bij alles wat we doen houden wij rekening met de belangen van de samenleving, onze werknemers en andere betrokkenen. Duurzaamheid staat heel hoog op onze agenda. In 2020 willen we bereiken dat mensen het liefst wonen in een huis van Portaal. Dat is onze missie.

Wat houdt uw functie in?

Ik houd me als senior medewerker van het team Service & Verbruik vooral bezig met de functionele aansturing van het team. Jaarlijks rekenen wij de stook- en servicekosten af met onze klanten en beantwoorden we de klantvragen daarover. Het afrekenen van de stook- en servicekosten is een primair proces waarbij nogal wat komt kijken:

• juridische kennis
• administratie
• communicatie
• enig bouwkundig inzicht.

Een stroef proces en fouten bij de afrekening kunnen voor Portaal veel schade opleveren. We letten op wet- en regelgeving, welke stappen je moet zetten als je bestaande servicekosten wilt wijzigen of nieuwe kosten wilt gaan doorberekenen, de werkwijze van de huurcommissie, de kostenverdeling (ook bij VvE’s) en hoe het proces van stook- en servicekosten het best kan worden ingericht.

Hoe bent u tot samenwerking met Aenergie gekomen?

Dit is ontstaan vanuit de behoefte tot het centraal inkopen van alle energie binnen Portaal. Inmiddels maakt Portaal van meer diensten van Aenergie gebruik, zoals de tussenlevering. Via de online portal van Aenergie kunnen wij de tijdelijk leegstaande woningen eenvoudig aan- en afmelden. Ook hebben we dankbaar gebruikt gemaakt van jullie factuurservice. De verwerking van de energiekosten zijn hierdoor sterk vereenvoudigd.

Wat waarderen jullie in de samenwerking met Aenergie?

Voor vragen over de energiefacturatie, tips over aansluitingen, adviezen bij disputen (o.a. met de netbeheerder) kunnen we bij Aenergie terecht. Het team van Aenergie is niet te groot, waardoor de lijnen en afhandeltijd kort zijn. Het personeel is vriendelijk en professioneel.

Wat zijn de speerpunten op gebied van energie voor Portaal in 2018 (en langer)?

Wij vinden duurzaamheid heel belangrijk en daarom investeren wij in Nul-op-de-meter woningen, zonnepanelen maar ook in circulair bouwen zodat we zoveel mogelijk bouwstoffen op termijn kunnen recyclen. Al onze nieuwbouwwoningen zijn energieneutraal.

Een voorbeeld: Portaal heeft al 112 woongebouwen in Amersfoort, Arnhem, Leiden, Nijmegen en Utrecht voorzien van zonnepanelen. Met deze investering wil de woningcorporatie de duurzaamheid van haar woningen vergroten en woonlasten verlagen. Daarnaast worden in de meeste renovatieprojecten duurzaamheidsmaatregelen genomen, zoals het toevoegen van isolatie.

Hoe werkt de servicekostenadministratie bij Portaal?

Iedere maand betalen onze klanten in hun huur een deel aan service- en/of stookkosten.  Dat is een inschatting van de totale kosten per jaar gedeeld door 12 maanden. Na een jaar kunnen wij zien wat de echte servicekosten geweest zijn. Die verrekenen we dan met het bedrag dat al betaald is.

Hoe past de energie-administratie daarin?

Zo’n 45.000 klanten ontvangen van Portaal jaarlijks een service- en/of stookkosten afrekening. Dat betekent dat we onder andere de kosten van zo’n 1.400 aansluitadressen (gas en elektra) op de juiste wijze administratief moeten verwerken.

Mijn wens was om de energieleverancier aan te zetten tot een verzamelfacturatie met een Excel specificatie als bijlage. Op deze bijlage wilde ik per EAN-code de kosten terugzien, samen met de juiste administratieve coderingen.

Aenergie heeft er voor een belangrijk deel aan bijgedragen dat dit is gelukt. Ook hebben we alle aansluitadressen slim gemaakt en het opnamemoment voor alle aansluitingen gelijkgetrokken. Mede hierdoor is de kwaliteit van ons afrekenproces verbeterd.

Hoe gaat Portaal om met teruglevering van zonne-energie op haar complexen?

Al op zo’n 100 complexen heeft Portaal zonnepanelen geplaatst. Hiermee wekken wij elektriciteit op voor de gemeenschappelijke voorzieningen, zoals het trappenhuis en de galerijverlichting en indien aanwezig voor automatische deuren en liften.

Portaal wil in de komende jaren in veel van haar gebouwen / complexen maatregelen nemen om het energieverbruik te verlagen. Met deze ingreep werken we aan een beter milieu, doordat we minder gebruik hoeven maken van fossiele brandstoffen. Portaal rekent steeds 50% van de opbrengst door aan de huurder, dus het voordeel voor de huurder is 50% van de door de zonnepanelen opgewekte energie.

Hoe ziet u de energie inkoop in de toekomst?

Niemand kan het precies voorspellen, maar we weten wel ongeveer wat de toekomst gaat brengen op het gebied van energie en met name de opwekking ervan. Water, wind en zon gaan als bron voor energie in de toekomst gelden. Hoe energie (en dus ook de inkoop) in de toekomst er precies uit gaat zien, is niet bekend. De ideaalbeelden zijn geweldig, maar bieden geen garantie voor een complete duurzame opwekking van energie in de toekomst. De overheid speelt hierin een enorme rol. Duidelijk is dat de technologie er is en dat deze technologie zich steeds verder ontwikkelt.

Waar krijgt u persoonlijk energie van?

Cliché maar waar: van mijn gezin. Ik omring me het liefst met positieve mensen. Daar krijg ik energie van.